پنج ویژگی ضروری برای یک نرم‌ افزار مدیریت اطلاعات بیوبانک

هنگام تصمیم‌ گیری در انتخاب نرم‌ افزار مدیریت اطلاعات بیوبانک (BIMS)، تشخیص اینکه کدام ویژگی ‌های یک سیستم برای مدیریت بهتر نمونه ‌ها و داده‌ های مرتبط با نمونه ها مهم هستند، کاری دشوار و بسیار حیاتی است. باتوجه به زمانی که احتمالا برای بررسی نسخه‌های اولیه، جزئیات مشخصات امنیتی و هزینه صرف می ‌کنید، دانستن اینکه کدام ویژگی‌های نرم‌افزار بانکداری زیستی ضروری و غیر ضروری هستند، بسیار کمک کننده می‌باشد. بانک‌ها معمولا نیازمند مدیریت گردش کار، مدیریت داده‌ها، اتوماسیون، پیکربندی و استانداردسازی (کالیبراسیون) هستند که پایگاه‌ های داده‌ های موجود معمولا نمی ‌توانند این نیازها را برآورده کنند.

چگونه یک BIMS با کیفیت انتخاب کنیم ؟  

برای توانمندسازی و ساده‌سازی تصمیم‌گیری خود در هنگام انتخاب یک BIMS، پنج ویژگی سیستم مدیریت نمونه زیستی وجود دارد که هنگام جستجوی یک BIMS جامع و مبتنی بر فضای ابری باید به آنان توجه شود.

1. به شما این امکان را بدهد تا فیلدهای  مناسب برای تشریح داده‌های نمونه‌ها و بیماران منحصر به بیوبانک خود را تعریف و ثبت کنید.

بیایید با احتمالا مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار مدیریت اطلاعات بیوبانک شروع کنیم. نرم‌افزار بیوبانک شما باید این امکان را به شما بدهد تا تمامی فیلدهای لازم برای جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز برای مدیریت موثر نمونه‌ها بر اساس شرایط خود را ایجاد و دسته‌بندی کنید. این فیلدها شامل انواع نمونه‌های ذخیره‌شده، داده‌های مربوط به نمونه‌ها، داده‎های شخصی داوطلبان، داده‌های بالینی و نتایج آزمایشات می‌ باشد. در هر بیوبانک انواع مختلف داده‌ هایی که جمع ‌آوری و ذخیره می شود و فیلد هایی که ثبت آنها مورد نیاز می باشد را باید بتوان انتخاب کرد. هر نرم‌افزار مدیریت بیوبانک معمولا نیاز به سفارشی سازی دارد. نرم‌ افزار مدیریت و ردیابی بیوبانکی را انتخاب کنید که بتوانید آن را براساس نیازهای منحصر به فرد خود دسته‌بندی کرده و داده‌هایتان را در آن ثبت کنید.

نکته برای نمایش فیلدها: اطلاعات نمایش داده شده در یک صفحه باید فقط شامل مواردی باشد که می‌خواهید مشاهده کنید. صفحات درهم برهم با تعداد زیاد فیلدهای داده غیرضروری قابلیت استفاده از BIMS را محدود می‌کنند. بعید است که یک BIMS از ابتدا برای بیوبانک شما کاملا مناسب باشد، بهترین کار این است که شخصا با ارائه دهنده نرم‌افزار صحبت کنید که امکان سفارشی‌سازی فیلدهای داده‌ها وجود داشته باشد.

2. نمایش اطلاعات دقیق در مورد محل نگهداری هر نمونه و تعداد چرخه ‌های ذوب/ انجماد

فراتر از داده‌ های دموگرافیک و فیزیکی‌ که جمع ‌آوری می ‌کنید، یک BIMS خوب باید امکان ثبت داده‌ های مرتبط با جمع‌ آوری، پردازش، ذخیره ‌سازی و حمل و نقل نمونه‌ ها، مدیریت موجودی و مدیریت فراداده‌ها را داشته باشد. از دیگر ویژگی‌ های مهم، ثبت جزئیات دقیق محل ذخیره‌سازی نمونه و داده‌های مرتبط می‌باشد. این امر برای مستندسازی زنجیره نگهداری نمونه‌های زیستی ضروری است، به ویژه در پژوهش‌های بالینی و آزمایشگاه‌های تحقیقاتی که باید از رضایت دقیق بیمار و قابلیت ردیابی و پیروی  از مقررات محلی، ملی و بین‌المللی اطمینان حاصل شود. وجود بخش "محل‌های نگهداری" همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا به سرعت و به آسانی هر نمونه را پیدا کرده و از اتلاف وقت و آسیب به زیرساخت‌های نگهداری نمونه‌ها حین بازیابی نمونه‌ها جلوگیری کنید.

علاوه بر این، شمارش و ثبت تعداد چرخه‌ های ذوب/ انجماد برای درک درستی از وضعیت نمونه و حفظ کنترل کیفیت در طول عمر نمونه ضروری می‌باشد.

حداقل جزئیات "محل‌های نگهداری" باید شامل موارد زیر باشد:

• برچسب/ بار کد روی لوله/ ظرف نگهداری نمونه
• نوع جعبه یا ظرفی که نمونه در آن نگهداری می‌شود.
• محلی که زیرساخت‌های نگهداری در آن قرار دارند، به طور مثال بیمارستان، دانشگاه و ..
• شرایطی که نمونه در آن ذخیره شده، به طور مثال فریزر C° 80- ، کابینت ، تانک ازت و ..
• تعداد چرخه ‌های انجماد/ ذوب

در حالی که این اطلاعات مکانی ممکن است برای ذخیره نمونه کافی به نظر برسند، موارد بیشتری جهت تسریع بازیابی نمونه‌ها در بیوبانک باید در نظر گرفته شوند، از جمله:

• موقعیت دقیق یک نمونه در جعبه
• موقعیت دقیق جعبه در قفسه/ طبقه فریزر یا اگر در جعبه دیگری باشد.
• موقعیت قفسه یا طبقه در فریزر، کابینت، یا دیگر تجهیزات نگهداری
• اتاق یا مکانی که تجهیزات نگهداری نمونه در آن قرار دارد.
• اگر نمونه منجمد باشد، تعداد دفعاتی که نمونه ذوب شده.

یکی از جنبه‌های نهایی که باید در نظر گرفته شود این است که چگونه داده‌ ها برای شما و دیگر کاربران تعریف شده در BIMS نمایش داده شوند؟ آیا می‌توانید به سرعت مکان همه نمونه‌ها را در یک جعبه یا فریزر ببینید؟ آیا می‌توانید به راحتی لیست نمونه‌های موجود در یک جعبه را چاپ کنید؟

نمایش نمونه ‌ها در قالب یک لیست (با قابلیت مرتب‌ سازی) یا در یک نمای گرافیکی دو بعدی که محتویات یک جعبه را آن طور که چیده شده نشان می ‌دهد، هنگام جستجوی نمونه ‌ها در یک پایگاه داده، کار روزانه شما را بسیار آسان‌تر می‌کند.

3. به شما امکان مدیریت خودکار بیوبانک از طریق ایجاد یا به‌روز رسانی داده‌های نمونه‌ها را بدهد.

بیوبانک‌ها می‌توانند هزاران نمونه‌ را ذخیره کنند. از قابلیت‌های بسیار مهم برای سیستم مدیریت اطلاعات نمونه‌ ها می‌توان

• ثبت تعداد زیاد نمونه‌ های جدید در یک زمان
• به ‌روز رسانی داده ‌های مربوط به نمونه ‌ها در یک زمان، را نام برد.

ایجاد هر نمونه یا به ‌روز رسانی داده‌ های نمونه‌ های موجود به صورت دستی امکان بروز خطا را افزایش داده و به طور کل فرآیندی فوق العاده ناکارآمد می‌باشد.

از بهترین روش‌ ها برای ایجاد یا به‌ روز رسانی داده‌ های نمونه‌ های انبوه، وجود امکان بار گذاری یک فایل (مانند اکسل یا CSV) که از یک الگو ارائه شده توسط BIMS پیروی می‌کند، می‌باشد.

سیستم BIMS شما باید یک فایل قالب استاندارد به شما ارائه دهد که به آسانی دانلود شود و فرآیند به‌روزرسانی آن با داده‌های موجود (مثلا از طریق کپی کردن از یک فایل اکسل) آسان باشد. همچنین قابلیت نمایش نمونه‌ ها به صورت لیست در BIMS بسیار مهم می‌باشد زیرا امکان به‌روز رسانی چند نمونه را در یک زمان می‌دهد.  

• جزئیات مکان دقیق هر نمونه را در بیوبانک ثبت کنید. اطمینان حاصل کنید که سیستم انتخابی شما شامل بخش نگهداری جامع و کارآمد باشد و بتواند جزئیات مربوط به مکان، شرایط و نحوه ذخیره ‌سازی نمونه ‌ها را نگهداری کند.
• سوابق نمونه ‌ها را به صورت انبوه و به طور همزمان ایجاد و به‌روزرسانی کنید. بیوبانک‌ها می‌توانند هزاران نمونه داشته باشند که ایجاد و به ‌روز رسانی داده‌ های هر نمونه به صورت دستی عملا غیر ممکن و ناکارآمد می‌باشد.
• تاریخچه هرگونه تغییر ایجاد شده در داده‌های سیستم در تمامی بخش ‌ها چه داده‌ های بالینی چه مکان‌ های ذخیره ‌سازی نمونه ها به طور خودکار ثبت شود. اگر هر داده ‌ای تصادفا تغییر داده شود، این قابلیت این اجازه را به شما می‌دهد که خطای ایجاد شده را ردیابی، اصلاح و ثبت کنید. این ویژگی اعتبار داده‌های شما را تضمین کرده و در بازرسی‌ها بسیار حیاتی می‌باشد.
• برای بازیابی نمونه ‌هایی با ویژگی ‌های خاص امکان جستجو، فیلتر و مرتب‌ سازی به صورت انتخابی و دلخواه وجود داشته باشد. این عملکرد فراخوانی داده به شما این امکان را می ‌دهد که به سرعت به درخواست‌  نمونه‌ هایی با ویژگی ‌های خاص پاسخ دهید و کمبودهای احتمالی در نمونه ‌های بیوبانک تان را شناسایی کنید.

ترجمه شده از سایت https://thirdwaveanalytics.com/blog/biobank-lims-software/ در بیوبانک مرکزی دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی